コストダウンの鍵は現場にある！パナソニックのデジタル文書管理システム『GlobalDoc5』

パナソニックグループでの運用実績を誇る文書管理システム

ソフトウェアグループ
プロダクト１チーム(東日本担当)
主事 小川 裕幸 氏

「GlobalDoc5」は、紙文書やMS-Word、MS-Excelなど、オフィスでやりとりされる文書を蓄積して、再利用、情報共有するためのパッケージ製品。顧客へはパッケージを基本に、顧客の要望を加味した機能を追加するために受託開発やSIを行った上で提供される。小川氏と渡邊氏は、東日本エリアの顧客に対する提案を担当する。開発自体は九州にある同社の拠点にて行われているという。

GlobalDoc開発の経緯について小川氏は「この製品のベースは1989年にスタートしました。あるグループ会社の中で、自社のオフィス業務を改善することを目的として、電子メールや掲示板を開発したのが最初です。そこから社内で運用・テストを経て外販を始めました。GlobalDoc5となったのは2005年になります」と語る。当初は汎用機向けに開発され、外販をするようになったあとにOracle Databaseを採用した。

これまでGlobalDocシリーズを採用した会社数はのべ400社ほどで、GlobalDoc5となってからは100社が利用。利用企業の規模は100名以下から数万人までと幅広い。「グループ全社の基盤でも使われています。ユーザー数は３万人ほどで、ワークフローシステムの『GlobalFlow』といっしょに利用されていまして、私どもから見ると、グループ全社も顧客のひとつ。ただ、企業の規模はあまり関係なく、個別の業務がどれだけ効率化されるかという点に価値がある製品です」と小川氏。グローバルに展開するパナソニックグループで使われているだけに、ICカード認証による閲覧制限といった細かな権限設定もあり、日本語だけでなく、英語・中国語のUIもサポートしている。

競合と比較した場合の優位点について小川氏は「ご存知のとおり、パナソニックは製造業からスタートしていますので、製造業の業務ノウハウ提供というのが差別化のポイントのひとつです。何かと手間のかかる紙の文書をスキャンして活用する場合もあると思いますが、弊社の製品ではOCR機能の処理が速く、精度も高いので、効果的です。また高速の検索エンジンがあるのも大きな強みです」とアピールした。

顧客の業務を詳しく知り、システムに反映していく

GlobalDocを採用する企業は、業種にかかわらず、文書のデジタル化による具体的な業務効率アップを期待しているという。「昔は全社の文書を管理するという漠然としたニーズもけっこうありまして、その場合、いわゆる“ゴミ箱”的なものになってしまうことがあります。ほんとうに必要な特定の業務に絞って利用される成功事例が増えていますね。私どもも、まず管理したいドキュメントが業務においてどのような位置づけにあるかや、どのような効率化をイメージされているかをヒアリングし、それをヒントに導入方法や運用方法を提案します」と小川氏は説明する。

ソフトウェアグループ
プロダクト１チーム(東日本担当)
渡邊 美雪 氏

SEとして、顧客先に導入やバージョンアップなどの説明をしているという渡邊氏に具体的な事例を聞くと、ある物流関係の会社の例を説明した。「まず訪問したのが、オフィスというよりも、まさに物流の現場で、とにかく扱う貨物が多く、人もひっきりなしに動いていて、それはもう慌ただしい現場でした。海外取引のための通関業務も行っていますので、インボイスなどの書類を手書きで行って、FAXを含めてさまざまな担当者の手を経ていく業務を効率化するというのが導入目的でした。各種書類をスキャンして、OCRで処理したあと、メールで送信するという機能を提供したのですが、操作手順を少しでも減らせるよう画面や設定を調整するというのが、私のいちばんの仕事でした」   　　　と渡邊氏。

この事例では、従来海外と書類をやり取りするために使われていたFAX費用が数百万円を超えており、GlobalDoc導入によって、費用が大幅に削減された。

同社の提案は、実際に顧客が業務を行っている現場を訪れて、仕事の流れを把握したうえで行われる。「見ているだけではわからないことばかりですので、お客様に張り付いて個々の業務を教えていただいています。やはり、現場の担当者に聞かないとすべては把握できません」と渡邊氏は説明した。先に挙げた物流会社の例では、費用だけでなく、ワークフロー自体の改善にも寄与したと渡邊氏は語る。「各部署で処理を行うという業務は代わらないのですが、従来は１日に何度もFAXがある場所に行って処理をしていたのが、電子化のおかげで、席を立つことなく各人の業務ができるようになりました」

渡邊氏は、導入前のヒアリングだけでなく、導入後の操作説明なども行っている。「高度なカスタムをしていない、パッケージに近い状態の製品を導入される企業さまは、合同で講習会も行っています。操作の説明を終えたあと、お礼のメールや、後日追加の質問をいただくようなことがあるとうれしいです。お客様に操作方法をお伝えすることで、自分の立場からは考えつかなかったような使い方に気がつくようなこともあります。こうした声を開発側に伝えるのも重要だと思っています」と渡邊氏。

最後に、今後の展開について聞くと、小川氏は「私どものグループでも、スマートフォンをリリースしましたので、最近ご要望が増えてきたスマートフォンからの利用にも対応する予定です。またクラウド時代ですので、サービスとして利用したいという声もいただいており、現在提供しているサービスをさらに進化させていきたいと考えています。これまでと同様、グループの力を活用しながらアップデートし続けていきます」と語った。